Gids voor SEO Projectmanagement (met Gratis Plan Sjabloon)

Wat is SEO Project Management?

Hier bij SEOptimer werken we samen met meer dan 2.000 digitale bureaus, dus we begrijpen de dagelijkse uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd. Een van de meest voorkomende uitdagingen is hoe meerdere SEO-projecten efficiënt te beheren. We vroegen een paar digitale bureaus die leiders zijn in de SEO-industrie om licht te werpen op dit onderwerp en hun kennis en expertise te delen over hoe ze intern SEO-projecten organiseren.

We zijn dankbaar voor de bijdragen aan dit artikel van de volgende SEO-experts:

• Tyson Hinz, COO bij WebMarketers
• Laurel Miltner, Directeur Digitale Strategie bij Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO bij Ignite Visibility

Het beheren van een SEO-project omvat het jongleren met veel bewegende onderdelen. Voor bureaus wordt deze taak des te moeilijker omdat dit wordt gedaan voor verschillende klanten in verschillende stadia en niveaus van complexiteit. Hoe meer klantprojecten, hoe meer mensen erbij betrokken zijn. Dingen kunnen heel snel ongeorganiseerd raken. Dit is waarom je een solide SEO Project Management framework en proces nodig hebt dat gesystematiseerd is.

Elk gegeven SEO-project kan tot 8 (!) bewegende delen of veel meer bevatten:

1. 1. 1. On-page SEO Site Audit
      2. Het oplossen van on-page SEO problemen (bijv. sitesnelheid, gebroken links, etc.)
      3. Zoekwoordonderzoek
      4. Doorlopende outreach voor linkbuilding
      5. Backlinkanalyse
      6. Contentproductie
      7. Blogger/PR outreach
      8. Optimalisatie van bestaande content

Een goed gedocumenteerd systeem zal het gemakkelijk maken om op te schalen (meer klanten, meer projecten toe te voegen) en robuust genoeg zijn zodat je nieuwe teamleden kunt inwerken of teamleden gemakkelijk kunt uitwisselen zonder een grote trainingslast of behoefte aan bijscholing.

Enkele opties voor het documenteren van uw SEO-projectmanagementproces zijn:

• Interne wiki / intranet
• Eenvoudig MS Word of Google Docs document
• Procespagina's binnen SEO projectmanagementtools

Hoewel tools je kunnen helpen om al je SEO-projecten te stroomlijnen en te beheren, moet je nog steeds beginnen met een solide basis van processen en een goed gedocumenteerd systeem voor onboarding, uitvoeren en onderhouden van SEO-projecten in je bureau.

Waarom is SEO Projectmanagement Belangrijk?

De principes achter effectief SEO Project Management zijn dezelfde als algemeen projectmanagement:

1. 1. 1. Gebruik een formele projectstructuur
      2. Definieer projectomvang, doelstelling en doelen
      3. Stel rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen vast
      4. Identificeer risico's en obstakels
      5. Onderhoud voortdurende communicatie
      6. Meet de voortgang

'Communicatie' is afzonderlijk vermeld in principe #5, maar het is ook het essentiële ingrediënt in alle principes. Het is de lijm die je project op koers houdt en ervoor zorgt dat er niets door de mazen van het net valt. SEO Project Management tools kunnen helpen om je taakcommunicatie te systematiseren, maar je hebt ook processen nodig voor hoe je klanten op de hoogte houdt en een gevoel van wekelijkse / maandelijkse voortgang richting doelen overbrengt.

Structureren en Beheren van Uw SEO-team

Er zijn verschillende manieren om je team te structureren voor effectief SEO-projectbeheer. Naarmate je meer klantprojecten aanneemt, worden workflows ingewikkelder omdat de bovengenoemde bewegende delen driedimensionaal worden en zich vermenigvuldigen voor elk project. Naarmate je groeit, kunnen projecttaken worden vergeten of deadlines worden gemist. Dit is waar projectzichtbaarheid cruciaal is om ervoor te zorgen dat iedereen in het team elk project en alle individuele taken kan zien.

John Lincoln, CEO van het in San Diego gevestigde digitale bureau Ignite Visibility gelooft dat het houden van de teamgrootte lean and mean de juiste manier is.

"Als het gaat om de structuur van het SEO-team, is te veel mensen in de keuken een probleem. Hoe meer mensen betrokken zijn – vooral als ze onervaren zijn – hoe moeilijker het wordt om dingen gedaan te krijgen."

De grootte en structuur van je team moeten de expertise weerspiegelen die je nodig hebt voor het aantal projecten dat je hebt. Voor de meeste bureaus zal hun eerste SEO-aanwinst waarschijnlijk een SEO Director of SEO Manager zijn. Deze persoon zal belast worden met het 'runnen' van SEO-projecten en het definiëren van de processen en methodologieën van het bureau. Het spreekt voor zich dat deze aanwinst cruciaal belangrijk is, aangezien zij de standaard zetten voor hoe SEO-werk wordt gedaan.

Naarmate het team uitbreidt, is het meestal deze SEO Director die invloedrijk is bij het nemen van beslissingen over de volgende aanwervingen. Dus hoe zorg je ervoor dat je de beste SEO Director mogelijk aanneemt? Grappig genoeg heeft Google zelf een standpunt hierover:

Ze raden het volgende 3-stappenproces aan:

1. Het Interview

Tijdens het interview, luister aandachtig naar hoe de kandidaat praat over hoe ze de rol zouden vervullen, d.w.z.: zijn ze overdreven gefixeerd op rankings of zijn ze meer holistisch en praten ze over hoe SEO helpt om de algemene bedrijfsdoelstellingen van klanten te bereiken? Google raadt aan om SEO-professionals in te huren die hebben bewezen dat ze SEO-activiteiten en -resultaten kunnen koppelen aan tastbare bedrijfswaarde.

2. De Referentiecontrole

Zoals bij elk wervingsproces is het controleren van referenties verplicht. Maar Google stelt voor dat je, nadat je de basis hebt behandeld, probeert te begrijpen hoe de kandidaat eerder degenen om hen heen heeft begeleid (d.w.z. team, collega's, klanten). Waren hun SEO-resultaten duurzaam? Wat was de balans tussen hun korte termijn oplossingen versus lange termijn strategie? Hoe succesvol hebben ze SEO onderwezen/bepleit als een integraal onderdeel van de bedrijven van hun klanten?

3. De Technische Audit

Geen SEO-aanwervingsproces zou compleet zijn zonder de kandidaat te vragen een SEO-audit in te dienen. Dit is jouw kans om 'de klant te zijn' en te ervaren hoe de kandidaat een website evalueert en hoe ze eventuele problemen, optimalisatietips en kansgebieden communiceren. Met de schoenen van de klant aan, vraag hen welke investering (tijd, geld, middelen) nodig is om de prestaties te verbeteren en beoordeel hoe goed ze hun antwoord structureren en elk stuk werk verbinden met zakelijke waarde. Om hun technische audit te beoordelen, bekijk onzeWebsite Audit Checklist als een startpunt.

Het definiëren van uw SEO-projectmanagementproces

Ik sprak met Tyson Hinz, COO bij het Canadese digitale bureau WebMarketers, die meerdere SEO-projecten uitvoeren voor klanten op alle niveaus van digitale volwassenheid.

"De sleutel tot het succesvol beheren van meerdere projecten tegelijk is het hebben van een ijzersterke methodologie en goed geïmplementeerde werkbeheersystemen."

Tyson legde de WebMarketers-methodologie uit voor het beheren van meerdere SEO-projecten. Het bureau gebruikt een vierstappenproces:

1. 1. 1. Onderzoek/Plan - In de onderzoeksfase duiken ze diep in de analytics en controleren de website van de klant. Met behulp van verschillende tools onderzoeken we de inhoud, structuur en prestaties van de website, evenals het concurrentielandschap. Ze identificeren de beste kansen gezien de budgetten en zakelijke doelen van de klant en splitsen die kansen op in taken die in Workzone, hun projectmanagementsoftware, worden geplaatst. Ze hebben ontdekt dat het plannen van drie maanden aan SEO-taken tegelijk het beste is, omdat dit hen in staat stelt om effectiever langetermijnstrategieën te plannen en tegelijkertijd de flexibiliteit te behouden om indien nodig van koers te veranderen.
      2. Uitvoeren - In de tweede stap voeren ze de geplande taken uit. Dankzij hun grondig onderzoek en planning heeft het SEO-team van WebMarketers altijd een duidelijk beeld van wat er op een bepaalde dag moet worden gedaan. Of dit nu het schrijven van blogartikelen, het verbeteren van de headerstructuur, het implementeren van gestructureerde data of het verbeteren van de paginasnelheid is, hun SEO-team krijgt de tijd die ze nodig hebben om dingen goed te doen.
      3. Analyseren - In de analyseren fase evalueren ze het voltooide werk en de impact die het had op de websites van hun klanten. Op dit punt stellen ze zichzelf vragen zoals “heeft de blogpost het verwachte verkeer gegenereerd?”, “hoe effectief waren de nieuwe meta beschrijvingen bij het verbeteren van de CTR?”, of “hoeveel konden ze de laadtijd verminderen na het minimaliseren van CSS en Javascript”. Deze analyse stap is cruciaal, want zonder dit zou het geld van de klant verspild kunnen worden als je simpelweg doorgaat met taken zonder de impact te controleren.
      4. Aanpassen - Zodra ze de prestaties van het SEO-plan hebben geanalyseerd, kunnen ze aanpassingen maken indien nodig om de resultaten en de algehele processen te verbeteren. Aanpassingen worden om verschillende redenen gemaakt - als iets beter presteert dan verwacht, kunnen ze het verdubbelen en/of repliceren waar mogelijk.

Als deze stappen bekend voorkomen, komt dat omdat ze zijn gebaseerd op PDCA, of het Deming Wheel. Hoewel het zijn oorsprong vindt in de productieomgeving, is de vierstaps managementmethode net zo effectief voor marketing en is het een manier om processen continu te verbeteren en betere resultaten te behalen.

Continuïteit verbetering is iets waar elke marketingbureau naar moet streven. Niet alleen omdat het de resultaten voor klanten verbetert, maar ook omdat het bureaus in staat stelt hun processen te verfijnen, verspilde tijd te elimineren, en winstgevender te opereren.

Het WebMarketers-team in hun kantoor in Ottawa

Alles samenbrengen met Project Management Tools

Hoewel onderzoeken, uitvoeren, analyseren en aanpassen een geweldige manier is om continue verbetering te garanderen; op zichzelf is het niet genoeg. Een moeilijke realiteit voor veel bureaus om mee om te gaan, is dat er een beperkt aantal uren in een week is, evenals een beperkt aantal handen aan dek om het werk en de analyse uit te voeren die nodig zijn om de theorie in de praktijk te brengen. Tyson's team vertrouwt op een workflow management tool om alles op één plek georganiseerd te houden.

"We gebruiken Workzone om ervoor te zorgen dat taken niet alleen worden gepland en toegewezen aan de juiste persoon, maar ook dat de werklast wordt verspreid en gepland om te worden voltooid vóór de facturatiedata van onze klanten."

Met deze software kunnen managers de dagelijkse werklast van werknemers bekijken, potentiële problemen identificeren voordat ze zich voordoen, en ervoor zorgen dat alle SEO-projecten op schema liggen - ongeacht hoeveel er zijn.

Orbit Media Studios team

Laurel Miltner is de Director of Digital Strategy bij het in Chicago gevestigde digitale bureau, Orbit Media Studios en zij vertrouwt ook sterk op processen en tools om de SEO-projectwerkbelasting van het bureau te beheren.

"Proces en documentatie zijn cruciale elementen geworden voor succesvol SEO-projectbeheer bij Orbit. Het is belangrijk voor ons om klanten te helpen SEO-prestatieverbeteringen te volgen op zowel macro (website-breed) als micro (pagina-voor-pagina en belangrijke onderwerpen) niveau."

In tegenstelling tot de meeste traditionele webprojecten die beginnen en eindigen of gedefinieerde data hebben, zijn de meeste SEO-projecten doorlopend. Zeker, er zijn eenmalige taken aan het begin van een project, maar maandelijkse activiteiten zoals contentcreatie, outreach en linkbuilding zijn gebruikelijke 'retainer'-items.

"Rapportagekaders moeten een onderdeel van het proces zijn, evenals het documenteren van wat er is gedaan en wanneer. We beginnen elk programma en project met de vraag 'Wat proberen we te bereiken, en hoe gaan we het bijhouden?'"

Orbit Media Studios verbinden SEO-taken met projectresultaten

SEO projectmanagementtools moeten je helpen om de voortgang zowel intern met je team als extern met je klanten te communiceren. Zoals Laurel vermeldt, helpt dit niveau van rapportage aan de klant om de waarde die je bureau levert aan het bedrijf van de klant te communiceren.

Veelvoorkomende Problemen en Hoe Deze te Overwinnen

Geen Gedocumenteerd Proces

Niet alleen maakt het elk project inefficiënt en inconsistent, maar het ontbreken van een gedocumenteerd proces betekent dat je telkens opnieuw het wiel moet uitvinden en je workflow afhankelijk is van kennis die in de hoofden van mensen zit - misschien zelfs in die van jou! De oplossing: "open-sourcen" van je kennis binnen je bureau maakt alles wat je doet schaalbaar. Zodra processen zijn gedocumenteerd, kun je meer mensen inwerken om te leren en uit te voeren volgens jouw proces. Dit is de enige manier om efficiënt te groeien terwijl je meer SEO-klantprojecten aanneemt.

Scope Creep en Eindeloze Herzieningen

SEO Project Management processen kunnen je helpen om het werk intern te organiseren, maar ze hebben ook een groot voordeel bij het helpen structureren van het project en het duidelijk stellen van verwachtingen met je klant. Scope creep is een zeer veelvoorkomend probleem voor bureaus en kan na verloop van tijd duizenden kosten. De oplossing: implementeer duidelijke verwachtingen voor elke fase van het project en definieer revisies en uren als je factureert op basis van mijlpalen/leveringen.

Gebrek aan Communicatie

Het belang van duidelijke, constante communicatie kan niet genoeg benadrukt worden. Zonder goede communicatie gaat de efficiëntie achteruit, wat gevolgen heeft voor tijdlijnen, budgetten, kwaliteit en schadelijk kan zijn voor de relatie tussen bureau en klant. De oplossing: sommige projectmanagers zeggen dat er niet zoiets bestaat als over-communicatie. Het gebruik van een projectmanagement workflow tool hieronder zal helpen om veel van de communicatie in een team te automatiseren en te coördineren, zodat iedereen kan zien waar iedereen aan werkt en hoe alle bewegende delen gerelateerd zijn en vorderen.

Populaire Tools voor SEO Projectbeheer

Trello

Trello populariseerde de "kanban bord" waarbij taken worden weergegeven op kaarten. Deze kaarten worden vervolgens georganiseerd in kolommen op een bord. Kolommen vertegenwoordigen meestal stadia van het project (van links naar rechts) maar ze kunnen op elke gewenste manier worden ingesteld.

In het voorbeeld van projectfasen komt een kaart in de eerste kolom aan de linkerkant en maakt zijn weg naar de rechterkant van het bord totdat het [voltooid] is.

Kaarten kunnen een reeks verschillende attributen hebben, waaronder eigenaren, prioriteiten, categorieën, deadlines, enz. Je kunt media en alle bestanden aan kaarten toevoegen om dingen bij elkaar te houden.

Trello is populair geworden vanwege zijn eenvoud en flexibiliteit. Zozeer zelfs dat er een heel ecosysteem van add-on apps is ontstaan om Trello-gebruikers te ondersteunen. Bijvoorbeeld, Blue Cat Reports biedt eenvoudige rapportage en analyses voor Trello, zodat je kunt begrijpen hoe kaarten (ook wel taken genoemd) presteren in je workflow.

Asana

Asana is een van de meest populaire projectmanagementtools met volledige functionaliteit die door digitale bureaus wordt gebruikt. Asana's lage prijs heeft hen geholpen om een behoorlijk deel van de SEO-projectmanagementmarkt te veroveren. Net als Trello heeft Asana ook een kanban-weergave (of 'bordindeling' zoals ze het noemen), maar je kunt je taken ook op verschillende andere manieren visualiseren, waaronder de traditionele Gantt (of 'tijdlijnweergave'):

Lijstweergave:

en Kalenderweergave:

Werkzone

Net als Asana, is Workzone een volledige projectmanagementsuite met veel van dezelfde functies, maar de focus ligt op team-brede adoptie.

Dit is geweldig voor grote bureaus met veel personeel dat samen moet werken. In deze situatie, hoe meer Workzone het centrum wordt van alle communicatie en taken, hoe meer projectzichtbaarheid en efficiëntie het hele bureau wint.

Linkio

Linkio is gespecialiseerd in software voor het beheren van je backlinkcampagnebeheer met superhandige functies voor linkprospectie en blogger outreach.

Spreadsheet

Wanneer alles faalt, is er altijd Excel of Google Sheets (trouwens, hier is een coole hack: typ "sheet.new" in de adresbalk van Chrome om direct een nieuwe Google Sheet te maken). Spreadsheets zijn een beproefde methode voor eenvoudig taakbeheer en statustracking. Ondanks de geavanceerde tools hierboven, zijn spreadsheets waarschijnlijk nog steeds de meest populaire methode voor SEO-projectbeheer. Ze zijn eenvoudig, vertrouwd en inherent aanpasbaar.

Als je net begint met SEO-projectbeheer, download dan onze gratis Excel-sjabloon hieronder:

Volgende Stappen

We've covered the fundamentals of SEO Project Management in this article and referenced three SEO experts from leading digital agencies in the industry. Now it's your turn to put theory into practice. If you take away only one insight from these experts it's the importance of communicatie. Every process and methodology they've put in place across their SEO projects is underpinned by communicatie both internally and externally. Workflow tools will definitely help in enabling this communicatie to take place.

Je hebt ook solide documentatie nodig om te beschrijven hoe je dingen doet en de stappen die voor elke taak worden genomen. Dit helpt je om je diensten op te schalen naarmate je meer klanten binnenhaalt. Je moet afhankelijkheden van mensen en middelen verwijderen. Als je dit niet doet, zul je knelpunten in je workflow tegenkomen en beginnen met het verliezen van efficiëntie in je werk.

Maar al het bovenstaande is irrelevant als je geen bekwame beoefenaars in je team hebt. Het meest waardevolle bezit in je bureau zijn je mensen. Het inhuren van de besten vanaf dag één zal je helpen om succes te behalen!

Als je je SEO Project Management tips en hacks wilt delen, tweet ons met de #seoptimer hashtag.